Bonjour à tous,
A l’heure où nombre d’entre vous s’apprêtent à partir en vacances, je souhaite partager la rétrospective de l’activité de notre organisme durant la crise sanitaire, rétrospective qui a été communiquée aux administrateurs lors de la séance du Conseil d’administration du 24 juin dernier :
J’en profite pour remercier à nouveau chacun pour sa participation à la continuité de notre activité durant ce contexte inédit. Notre investissement collectif a été salué par l’ensemble des membres du Conseil d’administration.
Même si l’urgence sanitaire nationale a pris fin la semaine dernière, vous savez que le virus circule toujours. Aussi, je vous engage donc à rester prudents et à bien continuer à observer quotidiennement les gestes barrières dans la sphère professionnelle et dans la sphère privée, notamment durant la période estivale des vacances.
Je poursuis ce message un peu long avec un tour d’horizon des services :
Tout d’abord, nous avons le plaisir de retrouver de plus en plus de collaborateurs chaque jour sur site. Le retour se poursuit durant tout l’été de manière plus marquée puisque ce sont environ 600 d’entre vous qui commencez depuis une semaine à revenir progressivement au bureau par rotation, a minima 2 jours par semaine. Ainsi, le 29 juin, nous étions 140 collaborateurs dans les locaux de Vivier Merle et 37 à Villefranche-sur-Saône. Cet été nous serons, selon les jours, entre 200 et 300 à Vivier Merle et entre 40 et 60 à Villefranche-sur-Saône. Depuis fin juin, les antennes ont également ouvert à nouveau leurs portes aux salariés en back-office.
En matière de relation de service, le mois de juin a permis d’élargir notre offre avec plus de 6 000 rendez-vous physiques ou téléphoniques réalisés par des TC/GCA. Un travail sur l’optimisation de l’accompagnement aux démarches numériques est actuellement mené par un groupe de CSU qui me présentera cette semaine les conclusions de ses travaux.
Concernant la situation des prestations, avec près de 50 000 pièces en stock, notre solde a augmenté pour atteindre 1,96 jour aujourd’hui.
L’évolution de ces résultats s’explique notamment par une reprise importante des flux en lien avec les renouvellements trimestriels, mais également par une baisse de notre capacité de production ces dernières semaines. Afin de maintenir la qualité de notre service rendu à l’allocataire dans un contexte de congés estivaux, des mesures de résorption du stock seront prochainement engagées. Même si la situation reste évidemment tout à fait soutenable avec un stock inférieur à 2 jours à la mi-juillet, il nous faut être vigilants et ne pas s’écarter outre mesure de la tendance du réseau qui reste maîtrisée à hauteur de 1,6 jour. La rentrée sera chargée du fait de l’évolution économique et sociale du pays et nous devons nous préparer au mieux pour aborder les prochains mois avec sérénité et engagement. Vous avez été au rendez-vous dès les premiers jours de la crise, je sais pouvoir compter sur vous pour les semaines et les mois à venir.
Concernant l’action sociale, la Caf lance, avec Vacaf, le dispositif « Premières lignes » permettant l’attribution, dans le cadre du règlement intérieur d’action sociale, d’une aide forfaitaire pour les départs en vacances des allocataires directement mobilisés pour travailler auprès du public pendant la période de pandémie.
Par ailleurs, alors que le paiement des subventions de fonctionnement aux partenaires se poursuit, de nouvelles subventions de fonctionnement ainsi que d’investissement ont été votées par les commissions d’action sociale et le Conseil d’administration du mois de juin. 210 projets portés par nos partenaires, associations et collectivités, ont été validés dans le cadre de l’appel à projets Fonds publics et territoires pour 2020. Plus de 20 projets de centres sociaux, sur les 78 que compte la circonscription de la Caf, ont été renouvelés.
L’accompagnement social des familles en situation de fragilité reste majeur. Les aides financières individuelles pour besoins de première nécessité s’élèvent, à ce jour, à plus de 240 000 € au bénéfice de 700 familles.
L’activité a repris, de manière intense, dans tous les secteurs de la Direction comptable et financière, avec parfois des aménagements. Ainsi, le contrôle allocataires sur place s’effectue principalement par téléphone et si nécessaire à l’accueil. Quant au recouvrement, compte-tenu des mesures prises durant le Covid, l’activité ne reviendra complètement à la normale qu’à la rentrée 2020.
Le service GED a également retrouvé un fonctionnement normal avec une livraison du courrier à nouveau quotidienne. Le volume de courriers reçus n’atteignant pas encore le niveau habituel en cette période, le service GED apporte son aide à différents secteurs (prise en charge des certifications d’adresse en lien avec le PESI , identification des bénéficiaires ARS consignés, traitement des PND du service comptabilité et en cours d’étude, prise en charge des courriels de niveau 2 traités par les services liquidation).
Côté RH, les services continuent d’adapter les processus afin d’assurer leurs missions en alternant offre de service à distance et en présentiel : formation et recrutement à distance, expérimentation en juillet d’un processus de recrutement dématérialisé, parcours d’intégration revisité, accueil et accompagnement adaptés par le service gestion du personnel. La gestion et le traitement des dispositifs exceptionnels RH se poursuivent durant l’été.
Par ailleurs, les différentes campagnes (télétravail, parking, CET) sont en cours de finalisation.
La période de déconfinement est une opération majeure pour les services de la direction ressources et pilotage notamment pour les aspects logistiques qui nécessitent un accompagnement des services généraux et du service informatique. La reprise de la réception du public se traduit par des aménagements spécifiques. L’équipement en matériel informatique se poursuit avec pour objectif de faciliter une rotation de chacun entre son domicile et la Caf sur cet été.
Des webinaires ouverts à tous les agents sont organisés pour favoriser l’appropriation de Teams et ont rencontré un vif succès avec 432 participants jusqu’à présent.
Le service d’aide au pilotage déploie quant à lui les requêtes nationales pour assurer une continuité de service auprès des allocataires en favorisant ainsi l’accès aux droits des allocataires et la prévention de ruptures de droits.
Pour la direction générale, je souhaite souligner la participation de la Caf au Hackathon du Lab’RH de l’Ucanss et remercier l’équipe HaCaFix, constituée de représentants de plusieurs directions, pour son projet « Graines d’idées » qui vous sera présenté à partir de la rentrée. Du côté de la communication, outre la déclinaison locale des campagnes annuelles (ARS, ALE) et des kits marketings ciblant les publics fragiles affectés par la crise, un nouveau support d’information a été créé. En effet, la Caf dispose désormais d’une newsletter partenaires intitulée « Acteurs de territoires ». Elle a été adressée à près de 1 500 partenaires locaux et est également hébergée sur nos pages locales partenaires du Caf.fr.
Pour finir, je voudrais rendre hommage à notre Médecin du travail, Jöelle Biermé, qui nous quittera cet été pour une retraite bien méritée. Je sais à quel point l’investissement de Jöelle, sans failles depuis 7 ans, aux côtés de tous, est reconnu et apprécié. Elle a été d’une aide particulièrement précieuse ces derniers mois, pendant cette crise inédite où son engagement a été quotidien, tant auprès de vous qu’auprès de la direction. Je profite donc de ce message pour la saluer chaleureusement, la remercier vivement pour son implication, sa disponibilité et ses qualités humaines. Je lui souhaite de profiter pleinement de cette nouvelle période qui s’ouvre à elle. Un grand merci Jöelle !
Je vous informe également de l’arrivée du Docteur Elisabeth Pellegrini qui assurera désormais les fonctions de Médecin du travail au sein tant de la Caf (présence mardis et jeudis) que de la Carsat. Bienvenue à elle dans notre organisme.
Après ce long, très long, message, nous allons mettre en pause ce site pendant quelques temps, en espérant que nous n’ayons pas besoin de le réactiver dans les semaines qui viennent.
Il ne me reste plus qu’à vous souhaiter d’excellentes vacances.
Bel été à tous et rendez-vous à la rentrée en pleine forme et en pleine santé.
Véronique Henri-Bougreau,
Directrice générale.