Bonjour à tous,
La France est actuellement dans sa troisième semaine de reconfinement et la situation sanitaire dans notre région et plus particulièrement dans le Rhône reste toujours très tendue. Aussi, j’espère que ce message vous trouvera tous en bonne santé.
Avant de partager avec vous un point sur l’activité des différentes branches, je souhaite tout d’abord vous rappeler la procédure à suivre en cas d’absence liée à la Covid-19 :
– Démarche auprès de son responsable hiérarchique :
Comme toute absence imprévisible pour maladie ou accident, il est impératif d’informer (ou faire informer) son responsable hiérarchique, conformément à l’article 19 du règlement intérieur de la Caf du Rhône. L’objectif est de permettre aux managers d’organiser les équipes en conséquence.
– Démarche auprès du référent Covid de la Caf :
Afin de mettre en œuvre toutes les mesures de prévention nécessaires au sein de la Caf, il est préconisé, et souhaitable dans l’intérêt de tous, d’informer le référent Covid de sa situation :
– cas contact,
– suspicion (apparition de symptômes),
– résultats de test.
Pour mémoire, je vous rappelle les coordonnées du référent Covid : veronique.rossi@cafrhone.cnafmail.fr, 04 26 73 17 05 / 06 08 54 71 65 (En cas d’absence, contacter la cellule Covid : 04 72 68 36 56 / 52)
Je poursuis donc mon message en vous proposant un tour d’horizon des services depuis le début de ce deuxième confinement.
Concernant la situation des prestations, les sollicitations des allocataires restent très soutenues depuis plusieurs semaines. Nous parvenons à maintenir une qualité de service satisfaisante avec un délai de démarche de 10 jours se situant dans la moyenne du réseau.
Nous suivons avec attention l’évolution de notre stock qui se situe à un peu moins de 4 jours ce matin, avec près de 100 000 pièces en stock.
Des opérations de résorption régulières permettent de maintenir des délais de traitement maîtrisés, dans un contexte social marqué par une augmentation des demandes de prestations, en particulier du RSA.
Dans ce cadre, le circuit de traitement prestations/action sociale développé durant le premier confinement a été réactivé : il contribue à un traitement attentionné des situations de détresse sociale. Le contexte actuel nous rappelle combien notre service rendu aux allocataires est déterminant et je sais pouvoir compter sur toutes les équipes pour assurer cet accompagnement.
Au niveau de la ligne du public, compte-tenu des enjeux sanitaires et sociaux associés au confinement, l’offre de services au sein de nos accueils s’est adaptée. Celle-ci privilégie l’accueil sur rendez-vous, maintenu sur 6 sites , et le traitement des situations d’urgences. Afin de limiter les visites physiques, les usagers peuvent déposer leurs coordonnées à l’entrée en vue d’être recontactés par téléphone. Les premières semaines d’observation de cette offre démontrent une réduction significative de la fréquentation de nos espaces d’accueil. Cette organisation permet de respecter les contraintes sanitaires et de favoriser le télétravail d’un maximum de collaborateurs.
Les semaines à venir seront consacrées à la préparation active de la réforme des aides personnelles au logement prévue en janvier.
A la direction de l’action sociale, le paiement des subventions aux partenaires se poursuit. Les projets transverses, comme les conventions territoriales globales, sont maintenus, avec parfois les aléas d’un « partenariat distanciel ». 14 CTG devraient être signées au 31 décembre.
Lors du conseil d’administration du 12 novembre, de nouvelles subventions ont été votées au profit de grandes associations caritatives, ainsi qu’à d’autres structures dans le cadre de la lutte contre la fracture numérique.
L’accompagnement social des familles dans le contexte de crise sanitaire est bien entendu plus que jamais mobilisé et une attention particulière sera portée prochainement aux situations d’impayés de loyer.
L’activité de tous les secteurs de la direction comptable et financière est très intense. Une opération de résorption du retard de la trésorerie est en cours avec l’aide des CDD de la maîtrise des risques allocataires. La prise en compte de la vérification des aides exceptionnelles d’action sociale s’effectue avec des procédures quasi-intégralement manuelles. Les opérations de fin d’année ont commencé et mobiliseront, comme les autres années, tous les secteurs de la Caf jusqu’en février 2021.
L’activité RH se caractérise en effet en cette fin d’année par un rythme soutenu de recrutements (RAC, comptabilité, accueil, prestations, … ) et par voie de conséquence d’accueil des nouveaux arrivants.
Deux sessions CQP GCA sont en cours (la première se termine en décembre, la seconde a débuté en septembre). Les travaux en cours portent également sur l’élaboration du plan de développement des compétences 2021 et des actions de formation sont planifiées dans le cadre de la réforme des aides personnelles au logement.
Le service GED-éditique alterne son activité en deux équipes sur site et télétravail. Il apporte son aide sur l’activité vidéocodage aux Caf pivots de Périgueux et Paris.
Par ailleurs, les équipes préparent la prise en charge de la numérisation relative à l’intermédiation financière pour le compte de l’ensemble des Caf pivots Aripa (hors territoires ultra-marins), ainsi que les campagnes quittances de loyer et Lad déclaration de ressources.
La direction pilotage des ressources continue d’acquérir des compléments d’équipement informatique pour faciliter le travail sur site et à domicile de l’ensemble des salariés, mais aussi pour les accompagner au plus près de leurs besoins.
Côté appui au pilotage, l’extraction de diverses données à partir du système d’information permet de conduire des actions proactives auprès des allocataires afin de prévenir une fragilité sociale et économique.
Les projets se poursuivent également avec la dernière partie du chantier de Lyon 8 qui mobilise l’ensemble des services, tout comme le projet de réaménagement du 5ème étage qui donne lieu à la réalisation d’ateliers en distanciel avec une vingtaine d’utilisateurs.
Les services généraux entament aussi leur campagne d’opérations de fin d’année du point de vue budgétaire et de la facturation.
Par ailleurs, les travaux et les achats se concentrent sur le maintien du dispositif sanitaire des locaux et les améliorations qui en découlent. D’autres chantiers sont en cours de préparation ou de finalisation comme la salle du conseil d’administration et l’entrée du personnel et des visiteurs de Vivier Merle.
Le Centre de ressources, qui fonctionne à 100 % en télétravail durant ce nouveau confinement, accompagne quant à lui en distanciel les Caf sur les informations et consignes reçues de la Cnaf. Il poursuit les réunions d’échange métier ou thématiques ( journée de travail social, réunion des responsables PF, … ) tout comme les formations (nouveau logiciel SMS). Par ailleurs, le CDR a coordonné pour les Caf de la région le passage de la version AL le week-end du 7 novembre et collabore avec la Cnaf sur la mise à jour des fiches métier et la présentation de la version de la réforme AL2021.
Le CDR a déployé son propre Cafcom dernièrement et il en assure actuellement la promotion auprès de ses interlocuteurs.
Enfin, malgré le confinement et un mode de fonctionnement à distance, le projet d’entreprise se poursuit. La quasi-totalité des groupes actions ont démarré leurs travaux et les séances de travail se tiennent en distanciel. Au-delà des actions qui sont en train de se mettre en place sur les 5 thématiques prioritaires, ces groupes représentent aussi une opportunité pour des collaborateurs de différents services de travailler ensemble, ainsi qu’une opportunité de découvrir de nouvelles techniques d’animation.
De plus, le projet Graines d’idées a bien avancé (pour mémoire, Graines d’idées est le projet de la Caf du Rhône construit durant le Digihackathon 2020 du Lab’Rh de l’Ucanss). En effet, 4 rendez-vous vous ont été proposés courant novembre. Après la présentation à distance du projet et le lancement du 1er thème « Quelles actions pour consolider la confiance… d’autant plus à distance ? » accompagné de la démo du mur à idées sous Klaxoon, le premier atelier d’idéation a eu lieu hier et un second aura lieu mardi prochain.
Jusqu’à mi-décembre, vous allez pouvoir proposer des idées puis voter sur le « board » Klaxoon. Courant janvier, l’idée retenue sera mise en œuvre au sein de la Pépinière constituée de l’équipe projet, du collaborateur à l’initiative de l’idée et de volontaires pour participer à sa mise en œuvre. Graines d’idées prend place dans le cadre de la co-construction de notre projet d’entreprise et œuvre pour la concrétisation rapide d’idées pragmatiques apportant une valeur ajoutée à notre organisation.
Le groupe Actions solidaires s’est également réuni afin de planifier les actions de fin d’année 2020 et du premier semestre 2021. Vous pouvez le rejoindre à tout moment.
Enfin, le partenariat engagé avec la Carsat se poursuit sur les mobilités, la responsabilité sociétale ainsi que les pratiques managériales. De belles perspectives d’échange et de collaboration sont en cours et à venir.
Je termine ce long message en vous rappelant toute l’importance de rester vigilant et attentif au respect des gestes barrières. Je sais que ce deuxième confinement est éprouvant pour tous et que chacun se bat pour conserver espoir et courage.
Je remercie chacun d’entre vous de sa mobilisation constante ces derniers mois, malgré la persistance d’une crise dont on sait désormais qu’elle durera encore plusieurs mois.
Soyez assurés de mon plein engagement à vos côtés dans cette nouvelle période difficile.
Restons solidaires et protégeons-nous face à la maladie.
En espérant vous revoir et pouvoir échanger prochainement sur site.
Bien à vous,
Véronique Henri-Bougreau,
Directrice générale.